Muss Ihre ausländische Gesellschaft ihr Bestehen, ihre Eigentümerstruktur oder ihre Vertretungsbefugnis im Ausland nachweisen, wird sehr häufig ein Handelsregisterauszug mit Apostille verlangt. Benötigt wird dieses Dokument etwa bei der Gründung einer Zweigniederlassung, der Eröffnung eines Bankkontos, der Registrierung auf ausländischen Plattformen, dem Abschluss von Geschäftsverträgen oder der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen. In diese Lage kommen Sie beispielsweise, wenn Sie eine Gesellschaft in England gegründet haben oder eine Gesellschaft in den USA gegründet haben.
Was ist eine Apostille?
Die Apostille ist eine internationale Beglaubigung öffentlicher Urkunden nach dem Haager Übereinkommen. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift, des Siegels oder Stempels bzw. die Befugnis der Stelle, die das Dokument ausgestellt hat. Mit Apostille kann das Dokument in den meisten Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens ohne zusätzliche konsularische Beglaubigung verwendet werden.
Wann braucht ein Handelsregisterauszug eine Apostille?
Ein Handelsregisterauszug mit Apostille wird vor allem in folgenden Fällen verlangt:
- bei der Gründung einer Tochtergesellschaft im Ausland,
- bei der Eintragung einer ausländischen Zweigniederlassung,
- bei der Eröffnung eines Firmenkontos,
- zum Nachweis der Eigentümerstruktur der Gesellschaft,
- beim Abschluss internationaler Geschäftsverträge,
- bei der Registrierung auf internationalen Marketplace-Plattformen,
- bei der Teilnahme an Ausschreibungen und öffentlichen Vergabeverfahren.
Wie erhalten Sie eine Apostille für den Handelsregisterauszug?
Der Ablauf kann je nach Land, in dem die Gesellschaft eingetragen ist, etwas variieren, umfasst aber in der Regel folgende Schritte:
1. Aktuellen Handelsregisterauszug besorgen
Zunächst wird ein offizieller Auszug aus dem zuständigen Handelsregister benötigt. In den meisten Ländern muss es sich um ein amtlich ausgestelltes Dokument mit den aktuellen Daten der Gesellschaft handeln.
2. Beglaubigung durch die zuständige Stelle
Das Dokument muss von einer Stelle ausgestellt oder beglaubigt sein, deren Unterschrift bzw. Stempel anschließend apostilliert werden kann. Häufig wird das Original oder eine amtlich beglaubigte Kopie des Auszugs verlangt.
3. Ausstellung der Apostille
Danach stellt die zuständige Behörde im Ursprungsland des Dokuments die Apostille aus, die die Echtheit der amtlichen Unterschrift und des Stempels bestätigt. Damit entfällt das aufwendige Verfahren mehrfacher Beglaubigungen zwischen den Staaten.
4. Beglaubigte Übersetzung des Dokuments
Viele Behörden, Banken und Geschäftspartner verlangen zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung des Handelsregisterauszugs samt Apostille in die Sprache des Ziellandes. Übersetzt wird in der Regel erst, nachdem die Apostille angebracht wurde.
Welche Angaben enthält ein Handelsregisterauszug?
Der Inhalt unterscheidet sich von Land zu Land, umfasst üblicherweise aber:
- den Firmennamen der Gesellschaft,
- die Registernummer,
- den Firmensitz,
- das Gründungsdatum,
- den Unternehmensgegenstand,
- Angaben zu Geschäftsführern oder Direktoren,
- Informationen zu Gesellschaftern oder Aktionären,
- die Höhe des Stammkapitals,
- den rechtlichen Status der Gesellschaft.
Wie lange dauert die Ausstellung einer Apostille?
Die Dauer hängt vom Registrierungsland der Gesellschaft, der Art des Dokuments und der zuständigen Apostille-Behörde ab. In manchen Staaten ist die Apostille innerhalb weniger Werktage erledigt, in anderen kann es mehrere Wochen dauern. Wir empfehlen daher, sich rechtzeitig darum zu kümmern.
Wir kümmern uns um Ihre Apostille
Wir bieten umfassende Leistungen rund um die Apostillierung und Legalisierung von Firmendokumenten. Für Sie übernehmen wir:
- die Beschaffung des Handelsregisterauszugs,
- die Apostille oder Überbeglaubigung (Superlegalisation) der Dokumente,
- beglaubigte Übersetzungen in Dutzende Sprachen,
- die Zustellung der Dokumente in Österreich und ins Ausland,
- die Beratung zu den Anforderungen der einzelnen Länder.
Dank langjähriger Erfahrung wickeln wir den gesamten Ablauf rasch, zuverlässig und ohne unnötigen Verwaltungsaufwand ab. Senden Sie uns einfach die wichtigsten Daten zur Gesellschaft – um alles Weitere kümmern wir uns.
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