Apostille für China – Ablauf und Gebühren

Planen Sie ein Studium oder einen beruflichen Aufenthalt in China? Dann sollten Sie sich auf einen regelrechten Beglaubigungsmarathon für unterschiedlichste Urkunden und Dokumente einstellen. Wie Sie bei dieser sogenannten „Apostillierung“ richtig vorgehen, zeigt Ihnen unser Leitfaden – so sind Sie bestens vorbereitet und erleben keine bösen Überraschungen.

Jedes Dokument aus Ihrem Heimatland, das Sie auch in China verwenden möchten, muss entsprechend beglaubigt werden. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff, wann betrifft Sie diese Pflicht und mit welchen Schwierigkeiten müssen Sie bei der Überbeglaubigung (Superlegalisation) rechnen? Und wer kann Ihnen bei der Abwicklung unter die Arme greifen? Antworten auf genau diese Fragen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Überbeglaubigung (Superlegalisation) – was bedeutet das eigentlich?

Unter einer „Überbeglaubigung (Superlegalisation)“ versteht man einen rechtlichen Vermerk, der die Echtheit eines Stempels oder einer Unterschrift für die Verwendung in einem anderen Staat bestätigt. Im Grunde handelt es sich also um eine Variante der klassischen Echtheitsbestätigung eines Dokuments. Dabei bringt die zuständige Behörde einen entsprechenden Beglaubigungsvermerk auf dem Dokument an. Diesen erkennen Sie direkt auf der Urkunde – am aufgedruckten Vermerk oder am Stempel.

Möglicherweise ist Ihnen auch der Begriff Apostillierung geläufig. Dabei handelt es sich um eine ähnliche Form der Beglaubigung, die Überbeglaubigung ist jedoch eindeutig aufwendiger. Sie stellt die umfassendste und damit höchste Stufe der Beglaubigung dar: Rechnen Sie damit, dass Sie mindestens zwei und höchstens vier Vermerke verschiedener staatlicher Stellen benötigen – etwa von Botschaften oder Ministerien.

Überbeglaubigung – wann brauchen Sie sie?

Insgesamt gibt es gar nicht so viele Anlässe, bei denen eine Überbeglaubigung für Sie überhaupt eine Rolle spielt. Werfen wir gemeinsam einen Blick auf jene Situationen, die Ihnen im Leben am ehesten begegnen werden.

Eheschließung in China

Ganz gleich, ob Sie einen chinesischen Staatsbürger heiraten oder nicht: Wenn die Trauung in China stattfinden soll, verlangen die chinesischen Behörden einen Staatsbürgerschaftsnachweis sowie beglaubigte Geburtsurkunden. Das gilt immer dann, wenn einer der Verlobten nicht chinesischer Staatsbürger ist.

Chinesische Staatsbürgerschaft und/oder befristeter Aufenthalt in China

Für diese Angelegenheiten benötigen Sie deutlich mehr überbeglaubigte Dokumente. Stellen Sie sich in diesem Fall auf die Überbeglaubigung Ihres Strafregisterauszugs, Ihrer Geburtsurkunde und – sofern Sie verheiratet sind – auch Ihrer Heiratsurkunde ein.

Arbeiten oder Studieren in China

Sie möchten Ihre Ausbildung an einer chinesischen Universität vertiefen? Auch dann müssen Sie mit der Überbeglaubigung bestimmter Unterlagen rechnen – in diesem Fall Ihres Zeugnisses bzw. Diploms. Ein ähnliches Verfahren erwartet Sie, wenn Sie sich in China um eine Stelle bewerben. Achtung: Hier wird voraussichtlich zusätzlich die Nostrifizierung Ihres Zeugnisses bzw. Diploms erforderlich sein.

Was erwartet Sie bei einer Überbeglaubigung im Ausland?

Planen Sie jedenfalls ausreichend Zeit, Geduld und Durchhaltevermögen ein, denn das Verfahren der Überbeglaubigung ist wirklich komplex. Sehr wahrscheinlich reichen die Originale der zu beglaubigenden Dokumente allein nicht aus. Sie brauchen außerdem Fachwissen und vermutlich auch die richtigen Kontakte. Wundern Sie sich also nicht über eine ganze Reihe möglicher Hürden. Welche das sind und wie Sie diese möglichst umgehen, sehen wir uns nun Schritt für Schritt an.

Woran erkenne ich, ob ich eine Überbeglaubigung oder eine Apostille benötige?

Der Großteil der Staaten weltweit erkennt die Apostille an. Es gibt jedoch Länder, die dem Haager Übereinkommen von 1961 nicht beigetreten sind. Genau dort benötigen Sie Dokumente, die im Wege der Überbeglaubigung bestätigt wurden. Eine Übersicht jener Staaten, die eine Überbeglaubigung verlangen, finden Sie mit einem Klick hier.

Alter der Dokumente, korrekte Anträge und aktuelle Formulare

Am Beginn der Überbeglaubigung steht ein korrekt ausgefüllter Antrag, dessen Vorlagen und Formulare meist auf der Website der jeweiligen Behörde zum Download bereitstehen. Wenn Sie die folgenden Schritte beachten, sparen Sie sich viel Zeit:

• Prüfen Sie zuallererst, ob das heruntergeladene Formular noch aktuell ist. Verwenden Sie eine veraltete Fassung, wird die Behörde Ihr Ansuchen schlicht ablehnen.
• Kontrollieren Sie das Ausstellungsdatum des Originaldokuments, für das Sie die Überbeglaubigung beantragen.
• Die maximale Gültigkeitsdauer von Dokumenten ist unterschiedlich – meist sind es 3 Jahre, mitunter aber auch nur 3 bis 6 Monate). Ist das betreffende Dokument bereits abgelaufen, müssen Sie ein neues besorgen. Achten Sie darauf, dass es sich um ein Original bzw. eine Zweitschrift handelt, denn weder für die Überbeglaubigung noch für die Apostille akzeptieren die Behörden eine beglaubigte Kopie.

Bedenken Sie auch, dass die Antragsformulare für die Überbeglaubigung in der Regel in der Landessprache des jeweiligen Staates gehalten sind – das Ausfüllen kann also deutlich länger dauern. Um unnötige Fehler zu vermeiden, sollten Sie die Formulare gemeinsam mit jemandem ausfüllen, der mit der Fach- und Rechtsterminologie vertraut ist.

Welche Art der Überbeglaubigung? Auf Bundes- oder auf Staatsebene?

Aus der Praxis wissen wir: Es ist überraschend schwierig festzustellen, ob Sie in Ihrem Antrag eine Überbeglaubigung auf Ebene des Bundesstaates oder des Bundes (Gliedstaaten, Emirate u. Ä.) beantragen müssen. Glücklicherweise betrifft diese Unterscheidung nur föderal organisierte Staaten wie etwa die USA, Brasilien und einige weitere. Ob eine Beglaubigung auf Bundes- oder Staatsebene nötig ist, lässt sich dennoch nur schwer bestimmen und erfordert die Unterstützung eines Experten.

Vor einer ähnlichen Herausforderung können Sie in vielen Situationen stehen – etwa beim Antritt einer neuen Stelle, wenn Sie einen Strafregisterauszug vorlegen müssen. Wahrscheinlich wird Ihr Arbeitgeber zusätzlich Ihr Zeugnis bzw. Diplom sowie Ihre Geburtsurkunde verlangen. Wir empfehlen daher, nicht lange zu zögern und sich an erfahrene Fachleute zu wenden, die sich professionell mit diesem hohen Verwaltungsaufwand befassen.

Was ist eine Nostrifizierung und wann benötigen Sie sie?

Vereinfacht gesagt handelt es sich um die Bestätigung der Gleichwertigkeit einer ausländischen Ausbildung. Diese offizielle Anerkennung Ihrer Ausbildung brauchen Sie für zahlreiche Verfahren, da Sie damit belegen, dass Ihre Qualifikation jener entspricht, die im jeweiligen Land für eine bestimmte Tätigkeit verlangt wird. Die Nostrifizierung Ihres Zeugnisses oder Diploms wird von verschiedensten ausländischen Einrichtungen und Arbeitgebern gefordert. Mehr über das Verfahren der Nostrifizierung erfahren Sie mit einem Klick hier.

Wie bezahlen Sie die Gebühr für die Überbeglaubigung im Ausland?

Normalerweise ist die Bezahlung der einfachste Teil eines Verfahrens. Bei der Überbeglaubigung leider nicht. Aufgrund der unterschiedlichen Gesetze der einzelnen Länder und weil Behörden fast nirgendwo Online-Zahlungen per Karte oder Überweisung annehmen, bleiben Ihnen für die Gebühren drei Möglichkeiten:

• mit Stempelmarken,
• persönlich in bar,
• per Scheck.

Zahlen Sie stets in der jeweiligen Landeswährung – andernfalls benötigen Sie einen Scheck, der an ein ausländisches Bankkonto mit ausreichender Deckung gebunden ist, oder Stempelmarken. Als Alternative können Sie, sofern möglich, die zuständige Behörde persönlich aufsuchen und die Gebühren vor Ort entrichten. Dieser Weg ist allerdings meist teurer und kostet viel Zeit, nicht zuletzt wegen der Anreise. Diese Kosten ersparen Sie sich, wenn Sie uns mit der Zahlung beauftragen – wir begleichen die Gebühren sicher und so rasch wie möglich.

Kann man sich die Überbeglaubigung per Post zusenden lassen?

Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Varianten offen: Am einfachsten ist es, den zu beglaubigenden Dokumenten ein Rückkuvert beizulegen, das ordnungsgemäß adressiert und im jeweiligen Land frankiert ist (in der Regel mit einer Briefmarke dieses Landes). Die zweite Variante ist ein Kurierdienst – hier kann es allerdings zu Komplikationen kommen.

Zwar bieten Versandunternehmen einen Rücksendeservice an, als ausländischer Kunde können Sie diesen jedoch nicht nutzen, da er nur innerhalb der Landesgrenzen gilt. Sie müssten also jemanden finden, der Ihnen die Überbeglaubigung anschließend an Ihre Adresse schickt – was bisweilen schlicht unmöglich ist. Im Rahmen unserer Leistungen kümmern wir uns zuverlässig nicht nur um die Überbeglaubigung Ihrer Dokumente, sondern auch darum, dass diese sicher bei Ihnen ankommen.

Wie lange dauert es, bis die Überbeglaubigung abgeschlossen ist?

Lange. Wirklich lange. In schwierigen Fällen sogar mehrere Wochen. Die Dauer hängt nämlich nicht nur davon ab, wie schnell Ihre Originale bei den zuständigen Behörden eintreffen, sondern auch vom Tempo, der Auslastung und der Kooperationsbereitschaft der Institutionen und Beamten, die die Überbeglaubigung durchführen. Und nicht zuletzt davon, dass Sie selbst alles fehlerfrei erledigen. Wir empfehlen daher dringend, diese Aufgabe erfahrenen Fachleuten anzuvertrauen, die sich verlässlich darum kümmern.

Die Expertinnen und Experten unseres Teams besprechen mit Ihnen alle Details und sorgen für eine rasche Abwicklung, sodass Sie Ihre überbeglaubigten Dokumente in kürzestmöglicher Zeit erhalten. Die eingesparte Zeit und das gesparte Geld können Sie schließlich deutlich sinnvoller einsetzen.